マンションオーナー必見！賃貸管理会社の役割と選ぶ際のポイント

マンション経営では、物件の管理について、委託費を支払って管理会社に任せているオーナーが多いですが、その管理会社がどのような業務を行っているのかご存知でしょうか？

管理会社の業務内容や役割を知ることで、管理委託費を抑えたり、より費用対効果の高い管理会社に依頼したりといったことが可能になります。

そこで今回は、管理会社の役割や選び方などについてごお伝えします。

管理会社の2つの業務

管理会社とは、マンションなどの物件の管理業務を行う企業のことを指します。

オーナーに代わって、賃貸物件の管理・メンテナンスを行なうと同時に、入居者募集や入居者のクレーム対応なども行ない、オーナーと入居者の双方が満足のいく住環境を整えます。

また、管理会社の業務は、大きく「賃貸管理」と「建物管理」の2つに分けられます。

では次の項目から、それぞれの業務内容について見ていきましょう。

マンションオーナーなら知っておきたい！管理会社の役割や業務内容

ここでは、前述した「賃貸管理」と「建物管理」の2つの業務について、より詳しくお伝えします。

賃貸管理

賃貸管理の主な業務は以下の通りです。

・入居者の募集
・賃貸契約関係手続き
・家賃集金、滞納者への督促
・クレーム対応
・退去立会い、清算
・修繕工事の手配　など

それぞれの業務について、詳しくみていきましょう。

入居者の募集

入居者の募集は、管理会社の重要な業務の一つです。

管理会社は、オーナーに代わって広告やマーケティング活動を行い、マンションなどの空室を埋めるためにさまざまな業務を行います。

具体的には、広告媒体やインターネットを活用して物件情報を発信し、物件に興味を持つ人を集めます。そして、問い合わせに迅速に対応し、興味を持った候補者に対して物件の内見や説明会を実施します。

また、入居が決定する前に審査を行います。審査では、収入や雇用状況、前の賃貸経歴、信用情報などを確認し、信頼性や支払い能力をチェックします。

賃貸契約関係手続き（新規・更新）

賃貸契約関係の手続きには、大きく「新規契約」と「更新契約」の2つのパターンがあります。

・新規契約：入居者が決定した後は契約書を作成します。賃料や敷金・礼金、入居期間、解約条件などを明記します。

・更新契約：既存の入居者と契約の更新手続きを行います。入居者との間で更新の意思確認を行い、更新の合意が得られたら契約書を作成して、必要な情報や条件を明記します。

どちらの契約手続きにおいても、入居者との円滑なコミュニケーションが求められます。

家賃集金・滞納者への督促

家賃の集金では、入居者に対して家賃の請求書を発行し、指定された期日までに支払ってもらうように促します。請求書の送付は、郵送や電子メールなどで行うのが一般的な方法です。

滞納者への督促は、入居者が家賃の支払い期日を過ぎている場合に行われる連絡のことです。最初の段階では、入居者に対して催促の通知や電話による連絡を行い、家賃の支払いを促しますが、連絡をしているのに無視をしたり直接部屋を訪ねても居留守を使ったりする悪質なケースのときには、法的手続きを行う場合があります。

トラブル・クレーム対応

マンションでは、さまざまなトラブルや問題が発生することがあります。

例えば、設備の故障や入居者同士のトラブル、違反行為などがあります。そのため管理会社は、これらのトラブルに対して迅速かつ適切に対応し、解決策を見つけます。また、法的な問題が生じた場合は、専門知識を活用して対応することも重要です。

退去立会い・精算

退去立会いと精算は、マンションの管理における重要な手続きの一つです。

・退去立会い：入居者が退去する際に管理会社が立ち会い、物件の状態を確認します。基本的には、入居者と共に物件のチェックを行い、修繕や清掃が必要な箇所があれば、入居者に対してその旨を報告します。

・精算：退去時に家賃や共益費、修繕費用などの精算を行います。入居者から敷金や保証金を差し引いた金額を計算して、明細を作成します。場合によっては、修繕・清掃の費用や滞納家賃なども含めて正確な金額を算出します。

なお、退去時の敷金返還は入居者との間でトラブルになりやすい部分なので、管理会社が上手く対応することが大切です。

建物管理

建物管理の主な業務は、以下のようなものがあります。

・建物・設備の維持管理（メンテナンス）
・長期修繕計画の策定

それぞれの業務について、詳しく見ていきましょう。

建物・設備の維持管理（メンテナンス）

建物の維持管理では、定期的な点検で建物の状態を確認し、必要に応じて修繕やメンテナンスを行います。これには、建物の外部や共用部分、居住スペースやベランダなどさまざまな箇所が含まれます。

設備の維持管理では、エレベーターやエアコン、給排水設備などの定期点検やメンテナンスを適切に実施し、安全性や快適性を維持します。

このように、管理会社は定期的な点検と保全活動を通じて、建物の良好な状態を維持し、入居者の安心と満足度を高めるために努力します。

長期修繕計画の策定

長期修繕計画とは、建物の将来的な修繕や改修の必要性を見据え、大規模な修繕工事を定期的に実施するための計画です。

まず、管理会社は建物の現状を詳しく調査し、建物の構造や設備の寿命、劣化の度合いなどを把握します。その情報をもとに、将来的に必要な修繕・改修の範囲や時期を検討します。

次に、予算の見積もりを行います。修繕や改修に必要な費用を算出し、長期的な予算計画をたてます。

その際は、修繕工事に関する専門知識を持つ企業と協力したり、入居者の意見や要望も考慮に入れたりしながら、計画を具体化します。

管理会社の選び方や見極めるポイント

マンションの管理会社を選ぶ際には、以下のポイントに注意して見極めることが重要です。

経験と実績

管理会社を選ぶ際の重要な要素の一つに、経験と実績があります。

長年にわたって、管理業務を行ってきた経験を持つ管理会社は、業界のトレンドや法律の変更に敏感であり、問題解決能力も高い傾向があります。

また、あらゆるタイプの物件を管理した経験がある管理会社は、さまざまなニーズに適切に対応できる可能性が高くなります。

さらに、物件の資産価値の維持や入居率の向上などの実績がある管理会社は、信頼度も高いと言えます。

なお管理会社の実績は、過去の成功事例や顧客の声としても現れやすいため、他のオーナーから管理会社の事例を聞いたり口コミを調査したりするとよいでしょう。

トラブルへの対応力

トラブルへの対応力があるかどうかも、管理業務を委託する上で重要なポイントです。

例えば、入居者からの苦情やトラブル、設備の緊急事態などさまざまな問題が生じた場合、管理会社は適切に問題を解決する必要があります。

良い管理会社は、経験豊富なスタッフがいたり専門知識があったりと、問題解決に関する優れた能力を持っています。また、的確な情報収集や関係者との円滑な連携や交渉能力も求められます。

サービス内容と料金

サービス内容が充実している管理会社は、入居者の募集や選定、家賃集金や滞納者への督促などのほかに、土地の紹介やリフォームの相談など、幅広いサービスを提供しています。

また必要に応じて、長期修繕計画の策定や法的なアドバイスなどにも対応できるのが理想的です。

管理会社の料金については、契約に含まれるサービス内容などによって異なります。そのため、マンションオーナーは管理会社からの見積もりが自身の物件や予算に見合っているかを十分に検討する必要があります。

管理会社に修繕工事の依頼をするのも選択肢の一つ

マンションの修繕工事の施工をどこに依頼するか？と考える際、管理会社に委託するのも選択肢の一つです。

実際に、国土交通省が行なった「平成30年度マンション総合調査」によると、長期修繕計画の工事の委託先として「管理会社」が、43.4％と最も高い数字となりました。

参考：３２⑤　長期修繕計画の作成の委託先（その１）

また、管理会社に修繕工事に関する調整を委託しない場合は、直接、専門業者に相談する必要があります。

専門業者は、修繕工事に関する専門知識や豊富な経験があり、工事を効率的にすすめるために必要なノウハウをどの企業よりも持っています。

マンションの修繕工事は定期的に行うため、1回限りだけではなくて、長く付き合えるパートナーを選ぶのがポイントです。

そのためには、予算にあった提案をしてくれたり、20年先や30年先のことを考えて今何をすべきかを提案してくれたりする、長く付き合える会社を選ぶようにしましょう。

マンションのメンテナンスや修繕工事は白鳳にお任せ！まずは無料相談を！

弊社「白鳳」は、大規模修繕を強みとする建物メンテナンスのプロです。外壁・屋根塗装、床や内装、タンク、配管、建具などの様々な工事を得意としています。

また、不動産の価値を維持して向上させるために、適切なメンテナンスや修繕工事などのアドバイスもさせていただきます。

建物の劣化などを早期に発見し修繕することで、建物の寿命を延ばすことができ、将来的に資産価値の向上につながります。

そのため、建物を長く安全に維持するためには、長期的な付き合いができる優良企業との繋がりを持っておくことが重要です。

白鳳へのご相談は無料ですので、ぜひお気軽にご連絡くださいませ。